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提案依頼書とは?

  • 作成日:2017年05月17日
  • 更新日:2017年05月17日

実際にWEB開発を外注する際には、実際の発注までに複数回のミーティングや相談を重ね、予算やスケジュール、目標などについて協議を行う必要があります。

これらの準備が整い、問題が無いようなら実際に契約を行って開発していくことになりますが、契約前に提案依頼書というものを発注側が作成し、開発会社側に提出しておくことが重要です。

発注側からすると何故こちらが発注するのに手間暇掛けて資料を用意したり、提案依頼書を作成したりする必要があるのか疑問に思われるかも知れません。

実際のところ、開発会社側としてもミーティングで得られた情報を自社で協議し、できる限り発注元の希望に添った提案を行おうと努力はしているのですが、ある理由から発注元の希望と開発会社の提案内容に乖離が生じてしまい、いつまでたっても発注元が納得できない提案ばかりが出てきてしまうことがあるのです。

何故提案依頼書を用意する必要があるのか、何故口頭で伝えるだけでは十分な提案が受けられないのか、その理由を実際のミーティングで起こりやすいミスを紹介しつつ解説していきます。

また、提案依頼書を出す前に行うミーティングで開発会社を見極めるコツについても、あわせてご紹介しますので、開発会社選びの参考としてご利用ください。

  • 何故ミーティングだけでは提案の内容がずれてしまうのか?
  • 外部に開発を行う際によく問題となるのが、契約前のミーティングと実際の提案書の内容に違いが出る、発注元が重視しているはずのポイントが軽視されているなどのピントのずれです。

    これは、口頭だけで要望を伝えていることが原因です。

    資料などを用意せずにミーティングを複数の会社と行った場合、よほど記憶力に優れ、冷静な対応ができる方でもないと毎回同じ要点をしっかり伝えることはできません。 ついついその場の話の盛り上がりで余計は会話や情報が出てきてしまいますし、ミーティングに参加する開発会社の担当者次第で受け取り方に違いが出る可能性もあります。

    そのため、発注側の担当者としてはある程度同じ内容を伝えたと感じていても、実際に提出される提案書の内容が各社ともバラバラなんてこともよくあるのです。

    例えば、マッチングサイトを開発するにあたり、最も重要なポイントが使いやすさ、次に大切なポイントがサイトの読み込みの早さだとします。

    1社目のミーティングでは使いやすさについて話が盛り上がり、サイトの読み込みについてはあまり話題に上りませんでした。

    2社目とのミーティングでは最初にサイトの読み込みの早さについて話したところ、担当者とサイトの軽さについての話で盛り上がってしまい、使いやすさについての話にあまり時間を取れないままミーティングが終わったとします。

    その後、両社から提案書が届きましたが、1社目は使いやすさは重視していても、サイトの読み込み速度がやや遅そうなデザインです。 2社目は軽量で読み込みは早そうですが、逆になんだか使いにくそうなデザインとなっています。

    1社目の担当者には最重要視するサイトの使いやすさについては十分に伝わりましたが、次に重視するはずのサイトの軽さについては上手く伝わらなかったようです。

    2社目についてはついつい会話の盛り上がりでサイトの軽さについて長く話してしまったため、担当者はそちらが最重要ポイントだと間違って受け取ってしまったのでしょう。

    このように、同じ内容でミーティングを行ったつもりでも、その日の気分や相手方の担当者次第で受け取り方が変わってしまう可能性があるのです。

  • 言葉だけで正確な情報を伝えることはできない
  • それでは、ミーティングの際にきちんと情報をまとめ、口頭で要望をきちんと伝えることを心がけたとします。

    この場合では先ほどのようなミスによるずれは減るかも知れませんが、それでも完全に満足できる提案は恐らく受け取れません。

    人間同士の会話では、お互いが考えているほど意思の疎通は案外できないもので、ほんの少しのニュアンスの違いであったり、表情の違いだったりが原因で間違った情報として受け取られてしまいます。

    兄弟や夫婦のような身内でもちょっとした誤解で喧嘩になることを考えると、ほぼ面識の無い仕事上の付き合いならよほど相性や考え方が似通っていないとまず誤解されると考えるべきでしょう。

    そういった誤解をできるだけ無くし、フラットな状態で、発注側の要望を正確に伝えるために使われるのが提案依頼書なのです。

  • 提案依頼書によって発注元の要望と優先順位をはっきりさせる
  • 発注要望書を作成する際には、最低限必要な情報をしっかりまとめておかなければいけません。

    上でも説明しましたが、どうしても考えというものはなかなか伝わらないものですので、提案依頼書を作成する際にはできるだけ簡潔に、誤解の無いような表記が必要となります。 また、項目についても必須となる部分を抑えておき、いざ提案を受け取った際に改めて問い合わせる手間がかからないようにしておくことも大切です。

  • 提案依頼書に書くべき内容とは
  • 提案依頼書に記載する内容を例として紹介します。

    ひとつめは全体的なイメージについての項目。こちらは開発の背景や開発の目的、目標、予算、スケジュール、ターゲット、コンテンツ数などを記入していきます。

    二つ目の項目は、提案の要件、要件定義とも言いますが、こちらは開発を依頼する範囲や何を納品するか、どうやって開発して欲しいか、最低限必須となる機能、保守や運用の要件、実際にサービスを運用するための教育をどう行うか、開発会社がどのような体制で開発を行うか、発注元の体制はどうなっているかなどを記載してください。

    後は情報として、参考にしている他社サイトや開発中に検討したい項目などもまとめておくと安心です。

    開発会社によっては提案依頼書のテンプレートを用意している場合もありますので、自社で発注経験が無い場合はミーティングの前に問い合わせても良いでしょう。

    詳細に記入していくとなると発注元でも社内ミーティングなどを行って意思の疎通を図る必要がでてくるため、どうしても手間も時間もかかってしまいますが、満足できるサービスを開発する上で必須となる作業ですので、多少時間をかけてでもできるだけ正確な要望をまとめる事が大切です。

  • 開発会社選びで注意することとミーティングで注意すること
  • ここまではあくまで発注元が注意すべきことを紹介してきましたが、実際に契約する場合には、相手方の開発会社が信頼できるかどうかも重要なポイントとなります。

    こちらがいくら正確な提案依頼書を作ったとしても、開発会社側に問題があるようなら良いサービスはできません。

    提案依頼書を渡しても質問や確認などを行わない開発会社では本当に内容を理解しているか疑問ですし、ミーティングの際に技術者が同席せず、専門的な説明ができる人間が居ないのも問題です。

    また、ミーティングを行い、提案依頼書を出しても、返答期限がギリギリだった場合、開発会社側で十分な協議が行えず、これまたピントのずれた提案となってしまうことも考えられます。

    提案依頼書を提出した際に抜けや足らない部分があっても補ってくれる開発会社は良いパートナーとなってくれる優良な会社と考えられます。

    実際のミーティングや対応などから、できる限り自社と良い関係を結べそうな開発会社を探していきましょう。

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